Umowa o zarządzanie najmem – co musi zawierać, żeby chronić właściciela?

Najważniejsze wnioski

• Umowa o zarządzanie najmem musi wprost wskazywać, po czyjej stronie leży odpowiedzialność za szkody będące skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania przez Gości.
• Termin wypłaty czynszu należy zapisać datą – w CITYSTAY przychód trafia na konto właściciela do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
• Okres wypowiedzenia i minimalny czas trwania umowy różnią się między pakietami, dlatego właściciel powinien sprawdzić ten zapis przed podpisaniem dokumentu.
• Prowizja powinna obejmować sesję zdjęciową, publikację ogłoszeń oraz pościel i ręczniki – rozbicie tych pozycji na osobne opłaty podnosi realny koszt zarządzania wynajmem.
• Protokół zdawczo-odbiorczy z dokumentacją stanu technicznego i wyposażenia stanowi podstawę rozliczenia ewentualnych szkód.

Czym jest umowa o zarządzanie najmem nieruchomości?

Umowa o zarządzanie najmem to dokument, w którym właściciel nieruchomości powierza zarządcy obsługę swojego apartamentu w zamian za prowizję od przychodu z rezerwacji. Zarządca przejmuje obowiązki operacyjne, a właściciel odbiera wypłatę i raport.

Ta umowa różni się od umowy najmu. Umowa najmu wiąże właściciela z Gościem lub lokatorem. Umowa o zarządzanie wiąże właściciela z firmą, która tym najmem administruje.

W praktyce właściciel podpisuje jeden dokument i przestaje zajmować się rezerwacjami, komunikacją, sprzątaniem oraz rozliczeniami. Zakres tych obowiązków musi jednak wynikać wprost z treści umowy.

Odpowiedzialność za szkody – zapis, który decyduje o wszystkim

Ten zapis rozstrzyga, kto płaci za naprawę, gdy Gość zniszczy wyposażenie. Umowa powinna zawierać jednoznaczne wskazanie strony ponoszącej ten koszt.

W pakietach Standard i Premium odpowiedzialność za szkody leży po stronie CITYSTAY. Właściciel nie ponosi żadnych kosztów napraw, które są skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania przez Gości. Naprawy realizujemy z własnych środków.

W pakiecie Podstawowym odpowiedzialność pozostaje po stronie właściciela. Ten wariant kosztuje mniej, ponieważ ryzyko pozostaje przy inwestorze.

Umowa o zarządzanie wynajmem, która milczy w tej sprawie, domyślnie obciąża właściciela nieruchomości. Wykupujemy również polisę ubezpieczeniową na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, na pełną wartość odtworzeniową.

Termin wypłaty czynszu i raportowanie

Umowa musi zawierać konkretną datę przelewu. Sformułowania w rodzaju „niezwłocznie po rozliczeniu miesiąca” pozostawiają zarządcy swobodę, której właściciel nie kontroluje.

W CITYSTAY wypłata trafia na konto właściciela do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Miesięczny raport finansowy z pełnym rozliczeniem przychodów i wydatków otrzymujesz do 10. dnia następnego miesiąca.

Raport zawiera dane rezerwacja po rezerwacji. Właściciel widzi, ile obrotu wygenerował apartament, ile pobiera Urząd Skarbowy, ile portal rezerwacyjny, ile CITYSTAY za zarządzanie oraz jaka kwota trafia na konto.

Do tego dochodzi panel właścicielski dostępny przez całą dobę. Właściciel sprawdza w nim obłożenie i status rezerwacji bez pytania zarządcy o zestawienie.

Okres wypowiedzenia i minimalny czas trwania umowy

Ten zapis określa, jak szybko właściciel może zakończyć współpracę. Warunki różnią się w zależności od wybranego pakietu.

Pakiet Standard działa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia. Minimalny czas trwania umowy nie występuje.

Pakiet Podstawowy wymaga umowy na rok. Pakiet Premium – minimum 24 miesiące, ponieważ obejmuje szerszy zakres obowiązków, w tym opłacanie rachunków za media i reprezentowanie właściciela wobec administracji.

Długość trwania umowy wynika z modelu pracy zarządcy. Nie podejmujemy się zleceń z doskoku i poważnie podchodzimy do obsługi apartamentu.

Zakres prowizji – co właściciel dostaje bez dopłat

Prowizja w CITYSTAY zaczyna się od 16% przychodów z rezerwacji. Sama wysokość procentu nie mówi jednak nic o realnym koszcie zarządzania najmem.

Umowa powinna zawierać listę elementów wliczonych w prowizję. W pakiecie Standard obejmuje ona sesję zdjęciową apartamentu, dodanie ogłoszenia na portale oraz zakup i montaż skrzynki depozytowej. Pościel i ręczniki udostępniamy bez dopłat – dla właściciela to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych co kilka lat.

Właściciel, który decyduje się na współpracę, nic nie płaci na start – pod warunkiem że mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu.

Warto sprawdzić jeszcze jeden zapis. W pakietach Standard i Premium profil na Booking.com przechodzi na własność właściciela po zakończeniu współpracy. Historia ocen i pozycja oferty zostają przy nieruchomości.

Protokół zdawczo-odbiorczy i dokumentacja stanu apartamentu

Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje stan techniczny apartamentu oraz jego wyposażenie w momencie przekazania. Bez tej dokumentacji rozliczenie ewentualnych szkód opiera się na deklaracjach obu stron.

Sporządzamy szczegółowy protokół przy każdym przekazaniu lokalu. Dodatkowo przeprowadzamy dokładne inwentaryzacje co roku, żeby na bieżąco kontrolować stan mieszkania.

Umowa o zarządzanie najmem powinna zawierać zobowiązanie zarządcy do sporządzenia takiego dokumentu. Rzetelna dokumentacja chroni właściciela lepiej niż jakakolwiek kaucja bez zapisu stanu wyjściowego.

Porada specjalisty CITYSTAY

„Właściciele czytają umowę od prowizji – i to błąd. Prowizja to jedna liczba, a ryzyko siedzi w trzech innych zapisach. Pierwszy: kto płaci za szkody z nienależytego użytkowania mieszkania. Jeśli umowa tego nie rozstrzyga, płaci właściciel. Drugi: konkretna data wypłaty. My przelewamy do 15. dnia za miesiąc poprzedni i tak to zapisujemy. Trzeci: okres wypowiedzenia. Umowa bez wypowiedzenia albo z wypowiedzeniem na koniec roku potrafi zablokować właściciela na długo. Radzę też sprawdzić, czyj jest profil na Booking.com po zakończeniu współpracy – u nas przechodzi na własność właściciela w pakietach Standard i Premium. To realna wartość, bo razem z profilem zostaje historia ocen.”

Prawa i obowiązki zarządcy i właściciela nieruchomości w najmie krótkoterminowym

Umowa dzieli role jednoznacznie. Zarządca odpowiada za przygotowanie apartamentu, publikację ogłoszeń, obsługę Gości przez całą dobę, sprzątanie po każdym pobycie, ustalanie cen, naprawy i rozliczenia. Przejmuje też papierkową robotę: faktury dla Gości, umowy oraz rejestrację w urzędzie. Właściciel nieruchomości ma prawo do wypłaty czynszu do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni, do miesięcznego raportu z rozliczeniem rezerwacji oraz do stałego dostępu do panelu właścicielskiego.

Zachowuje również prawo do nieograniczonych pobytów we własnym apartamencie, pokrywając jedynie koszt sprzątania po swoim pobycie. Jego obowiązki po podpisaniu umowy sprowadzają się do przekazania lokalu w uzgodnionym stanie i opłacania mediów – w pakiecie Premium rachunki opłaca zarządca w imieniu właściciela.

Pobyty właścicielskie – zapis, o którym łatwo zapomnieć

Właściciel apartamentu powinien mieć zapisane prawo do korzystania z własnej nieruchomości. Część zarządców limituje liczbę dni albo blokuje terminy w sezonie.

W CITYSTAY pobyty właścicielskie pozostają nieograniczone. Właściciel rezerwuje dowolną liczbę dni w ciągu roku, zgodnie z dostępnością apartamentu. Pokrywa jedynie koszt sprzątania po swoim pobycie.

Ten zapis odróżnia najem krótkoterminowy od najmu długoterminowego. Przy umowie długoterminowej nieruchomość pozostaje zablokowana przez cały okres trwania umowy najmu, a najemca ma wyłączne prawo do lokalu.

Zapisy w pakietach CITYSTAY

Poniżej porównanie warunków, które właściciel podpisuje w zależności od wybranego wariantu współpracy.

Zdalne podpisanie umowy o zarządzanie

Właściciel może podpisać umowę bez wizyty w biurze. Wykorzystujemy e-podpis przez platformę Autenti oraz protokółu zdawczo-odbiorczy.

Klucze przekazujesz paczkomatem. Cały proces wdrożenia przebiega zdalnie, łącznie z podpisaniem dokumentów i przekazaniem lokalu.

Po podpisaniu umowy apartament trafia na portale rezerwacyjne w maksymalnie 7 dni roboczych od momentu przekazania.

Kiedy warto pokazać umowę prawnikowi?

Prawnik przydaje się przy dwóch scenariuszach. Pierwszy: umowa nie rozstrzyga wprost odpowiedzialności za szkody. Drugi: zapisy o wypowiedzeniu odsyłają do ogólnych warunków, których właściciel nie widział przed podpisaniem.

Umowa o zarządzanie najmem napisana rzetelnie daje się przeczytać bez wsparcia prawnika. Każdy zapis powinien odpowiadać na konkretne pytanie właściciela: kto płaci, kiedy płaci, jak długo trwa współpraca i jak ją zakończyć.

Zanim właściciel zdecyduje się podpisać dokument, zaczynamy od bezpłatnej 30-minutowej konsultacji. Na jej podstawie przygotowujemy analizę rentowności z prognozowanym obłożeniem i przychodem dla konkretnej nieruchomości. Właściciel podejmuje decyzję po zapoznaniu się z liczbami i warunkami umowy.

Sprawdź, jak wygląda zarządzanie najmem z CITYSTAY i jakie warunki proponujemy właścicielom apartamentów w Trójmieście.

FAQ – umowa o zarządzanie najmem

Kto odpowiada za szkody wyrządzone przez Gości?

W pakietach Standard i Premium odpowiedzialność leży po stronie CITYSTAY – właściciel nie ponosi kosztów napraw będących skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania. W pakiecie Podstawowym odpowiedzialność pozostaje po stronie właściciela.

Do kiedy trafia wypłata czynszu na konto właściciela?

Wypłata trafia na konto do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Miesięczny raport finansowy z rozliczeniem przychodów i wydatków otrzymujesz do 10. dnia następnego miesiąca.

Jaki jest okres wypowiedzenia umowy o zarządzanie?

W pakiecie Standard umowa działa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia. Pakiet Podstawowy wymaga umowy rocznej, a Premium – minimum 24 miesięcy.

Czy właściciel może korzystać z własnego apartamentu?

Tak – pobyty właścicielskie pozostają nieograniczone i wymagają jedynie wcześniejszej rezerwacji zgodnej z dostępnością lokalu. Właściciel pokrywa wyłącznie koszt sprzątania po swoim pobycie.

Czy umowę trzeba podpisywać osobiście w biurze?

Nie – cały proces przebiega zdalnie. Wykorzystujemy e-podpis przez platformę Autenti, wideo-protokół zdawczo-odbiorczy oraz przekazanie kluczy paczkomatem.

Co wchodzi w prowizję za zarządzanie wynajmem?

Prowizja zaczyna się od 16% i obejmuje sesję zdjęciową, dodanie ogłoszenia na portale oraz zakup i montaż skrzynki depozytowej. Pościel i ręczniki udostępniamy bez dopłat, a właściciel nic nie płaci na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe.

Czy potrzebuję prawnika do przeczytania umowy o zarządzanie najmem?

Rzetelnie napisana umowa daje się przeczytać samodzielnie – każdy zapis odpowiada na pytanie, kto płaci, kiedy płaci i jak zakończyć współpracę. Wsparcie prawnika przydaje się wtedy, gdy dokument nie rozstrzyga wprost odpowiedzialności za szkody albo odsyła do ogólnych warunków, których właściciel nie widział.