Przekazanie mieszkania firmie zarządzającej – zarządzanie najmem krok po kroku

Najważniejsze wnioski

• Oddanie mieszkania firmie zarządzającej przebiega bez problemu – właściciel podpisuje dokumenty e-podpisem przez platformę Autenti i przekazuje klucze paczkomatem.
• Analiza rentowności z prognozowanym obłożeniem i przychodem trafia do właściciela przed podpisaniem umowy o zarządzanie.
• Apartament trafia na portale rezerwacyjne w maksymalnie 7 dni roboczych od przekazania.
• Szczegółowy protokół zdawczo-odbiorczy dokumentuje stan techniczny apartamentu oraz jego wyposażenie w chwili przekazania.
• Właściciel nic nie płaci na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu.

Czym jest przekazanie mieszkania w zarządzanie?

Przekazanie mieszkania w zarządzanie to proces, w którym właściciel powierza swoją nieruchomość firmie zarządzającej najmem i podpisuje umowę o zarządzanie. Firma przejmuje obsługę operacyjną apartamentu, a właściciel odbiera czynsz i raport.

Ten proces obejmuje ocenę lokalu, wybór modelu współpracy, podpisanie dokumentów, fizyczne oddanie mieszkania oraz przygotowanie oferty na portale rezerwacyjne. Właściciel przestaje zajmować się rezerwacjami, sprzątaniem i awariami.

Usługa zarządzania najmem krótkoterminowym stanowi rozwiązanie dla osób, które mają mieszkanie inwestycyjne i nie chcą poświęcać czasu na jego bieżącą obsługę.

Krok 1: Bezpłatna konsultacja i ocena potencjału

Współpraca zaczyna się od bezpłatnej 30-minutowej rozmowy. Poznajemy potrzeby właściciela i sprawdzamy podstawowe parametry jego nieruchomości.

Oceniamy cztery rzeczy: lokalizację, standard wykończenia, metraż i liczbę pokoi. Te dane wyznaczają potencjał dochodowy lokalu i grupę docelową Gości.

Kawalerka przy biurowcach w Gdyni celuje w Gościa biznesowego. Trzypokojowy apartament przy plaży w Sopocie przyciąga rodziny na tydzień wakacji. Wyposażenie musi odpowiadać tej grupie.

Ocena opiera się na danych rynkowych oraz checkliście wypracowanej przez 10 lat pracy na rynku trójmiejskim. Standardy sprawdziliśmy w ponad 150 zarządzanych apartamentach.

Krok 2: Analiza rentowności z konkretnymi liczbami

Na podstawie konsultacji przygotowujemy analizę rentowności. Właściciel dostaje prognozowane obłożenie i przychód dla swojej konkretnej nieruchomości.

Ten dokument odpowiada na pytanie, czy dana inwestycja obroni się w najmie krótkoterminowym. Doradzamy również, jak podnieść potencjał lokalu – przez homestaging albo uzupełnienie wyposażenia.

Specjalizujemy się w najmie krótkoterminowym, który przy naszym modelu zarządzania generuje wyższe zyski niż najem długoterminowy. Każdą nieruchomość analizujemy jednak indywidualnie. Jeśli najem hybrydowy przyniesie właścicielowi więcej, rekomendujemy go wprost.

Właściciel podejmuje decyzję o współpracy po zapoznaniu się z liczbami, a nie z ogólnymi obietnicami.

Krok 3: Wybór pakietu i podpisanie umowy

Proponujemy trzy warianty współpracy. Różnią się prowizją, odpowiedzialnością za szkody oraz czasem trwania umowy.

Pakiet Standard wybiera większość właścicieli. Umowa działa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia.

Umowa z firmą zarządzającą określa również termin wypłaty. Czynsz trafia na konto właściciela do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.

Krok 4: Zdalne oddanie mieszkania i protokół

Właściciel może przekazać lokal bez wizyty w biurze i bez dojazdu do Trójmiasta. Cały proces przebiega zdalnie.

Umowę podpisujesz e-podpisem przez platformę Autenti. Protokół zdawczo-odbiorczy realizujemy w formie wideo. Klucze wysyłasz paczkomatem albo przekazujesz osobiście.

Szczegółowy protokół obejmuje stan techniczny apartamentu oraz jego wyposażenie w momencie przekazania. Ta dokumentacja stanowi podstawę rozliczenia ewentualnych szkód.

Dodatkowo przeprowadzamy dokładne inwentaryzacje co roku, żeby kontrolować stan mieszkania przez cały okres współpracy.

Krok 5: Przygotowanie lokalu i publikacja oferty

Po przejęciu kluczy zaczynamy etap wdrożenia. Realizujemy home staging, sesję zdjęciową, opis oferty i publikację ogłoszeń.

Przygotowujemy nieruchomość przed sesją, wykorzystując techniki home stagingu dopasowane do segmentu premium. Zdjęcia wykonujemy sprzętem profesjonalnym. Opis oferty wskazuje atuty i wyróżniki apartamentu.

Ofertę umieszczamy na Booking.com oraz Airbnb. Twój apartament będzie dostępny online w maksymalnie 7 dni roboczych od momentu przekazania.

Jeśli lokal wymaga uzupełnienia wyposażenia, wspieramy właściciela w zakupach. Realizujemy cały proces od wyboru, przez dostawę, po montaż.

Umowa o zarządzanie nieruchomością w najmie krótkoterminowym

Harmonogram wdrożenia

Właściciel, który przekazuje mieszkanie firmie zarządzającej, przechodzi przez pięć etapów. Konsultacja i analiza rentowności poprzedzają jakąkolwiek decyzję finansową.

Przekazanie mieszkania uruchamia proces wdrożenia. Od tego momentu do pierwszej rezerwacji mija maksymalnie 7 dni roboczych.

Właściciel nic nie płaci na start, pod warunkiem że mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu. Sesja zdjęciowa, publikacja ogłoszeń oraz pościel i ręczniki wchodzą w prowizję.

Porada specjalisty CITYSTAY

„Inwestorzy najbardziej boją się momentu przekazania kluczy. Pytają, czy muszą przyjechać do Gdańska, wziąć urlop, spotkać się z notariuszem. Odpowiadam: nie muszą robić nic z tych rzeczy. Mamy właścicieli, którzy mieszkają w Warszawie i za granicą, i nigdy nie byli w naszym biurze. Umowa idzie przez Autenti, protokół robimy na wideo, klucze przychodzą paczkomatem. Radzę jednak przygotować dwie rzeczy przed rozmową: zdjęcia telefonem z każdego pomieszczenia oraz listę wyposażenia, które zostaje w mieszkaniu. Dzięki temu analiza rentowności jest precyzyjna od pierwszego dnia, a właściciel od razu wie, czy jego lokal wymaga homestagingu, czy wchodzi do obsługi bez żadnych nakładów.”

Co przygotować przed przekazaniem apartamentu na wynajem?

Właściciel przyspiesza wdrożenie, przygotowując cztery rzeczy przed pierwszą rozmową.

1. Zdjęcia lokalu z każdego pomieszczenia – pozwalają ocenić standard wykończenia bez wizyty na miejscu.
2. Lista wyposażenia, które zostaje w mieszkaniu – wskazuje, czy lokal wymaga uzupełnienia przed uruchomieniem najmu krótkoterminowego.
3. Decyzja o modelu – warto ustalić, czy interesuje Cię najem krótkoterminowy czy długoterminowy – choć rekomendację wydajemy dopiero po analizie liczb.

Umowa najmu czy zarządzania – dwa różne dokumenty

Właściciele mylą te dwa dokumenty przed pierwszą współpracą z zarządcą.

Umowa najmu wiąże właściciela z Gościem lub lokatorem, który wynajmuje lokal. Reguluje czynsz, okres pobytu i obowiązki.

Umowa o zarządzanie wiąże właściciela z firmą, która obsługuje jego apartament. Reguluje prowizję, odpowiedzialność za szkody, termin wypłaty i okres wypowiedzenia.

Właściciel oddający mieszkanie firmie zarządzającej podpisuje wyłącznie ten drugi dokument. Umowami z Gośćmi zajmuje się już zarządca – razem z fakturami, rozliczeniami i rejestracją w urzędzie.

Co dzieje się po uruchomieniu najmu?

Po publikacji oferty właściciel przechodzi w tryb odbiorcy raportów. Bieżącą obsługę przejmuje firma zarządzająca.

Panel właścicielski działa przez całą dobę. Właściciel sprawdza w nim obłożenie apartamentu, status rezerwacji i przychody z każdego pobytu. Raport z rozliczeniem otrzymuje do 10. dnia następnego miesiąca, a wypłatę do 15. dnia za miesiąc poprzedni.

Każda awaria trafia do naszego zespołu. Wykwalifikowany technik pojawia się w lokalu w ciągu maksymalnie 24 godzin od zgłoszenia. W pakietach Standard i Premium naprawy szkód będących skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania przez Gości realizujemy na koszt CITYSTAY.

Właściciel zachowuje prawo do nieograniczonych pobytów we własnym apartamencie. Rezerwuje dowolną liczbę dni w roku, pokrywając jedynie koszt sprzątania po swoim pobycie.

Sprawdź, jak wygląda zarządzanie najmem z CITYSTAY i jak przebiega wdrożenie Twojej nieruchomości.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy muszę przyjechać osobiście, żeby przekazać mieszkanie?

Nie – cały proces przebiega zdalnie. Umowę podpisujesz e-podpisem przez platformę Autenti, protokół zdawczo-odbiorczy realizujemy w formie zdalnej, a klucze wysyłasz paczkomatem.

Ile trwa wdrożenie apartamentu?

Lokal trafia na portale rezerwacyjne w maksymalnie 7 dni roboczych od momentu przekazania. Przy opóźnieniu choćby o godzinę gwarantujemy zniżkę na pierwszy miesiąc współpracy.

Ile kosztuje przekazanie mieszkania firmie zarządzającej najmem?

Właściciel nic nie płaci na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu. Pakiet Podstawowy z prowizją 16% obejmuje opłatę wstępną 2 000 PLN za wdrożenie apartamentu.

Czym różni się umowa najmu czy zarządzania?

Umowa najmu wiąże właściciela z Gościem, który wynajmuje lokal, i reguluje czynsz oraz okres pobytu. Umowa o zarządzanie wiąże właściciela z firmą obsługującą apartament i reguluje prowizję, odpowiedzialność za szkody oraz termin wypłaty.

Co zawiera protokół zdawczo-odbiorczy?

Protokół dokumentuje stan techniczny apartamentu oraz jego wyposażenie w momencie przekazania. Stanowi podstawę rozliczenia ewentualnych szkód, a dodatkowo przeprowadzamy dokładne inwentaryzacje co roku.

Co przygotować przed pierwszą konsultacją?

Przygotuj zdjęcia z każdego pomieszczenia oraz listę wyposażenia, które zostaje w lokalu. Dzięki temu analiza rentowności jest precyzyjna, a właściciel od razu wie, czy jego nieruchomość wymaga homestagingu.

Kto zajmuje się awarią po przekazaniu mieszkania?

Zgłoszenia trafiają do naszego zespołu, a wykwalifikowany technik pojawia się w lokalu w ciągu maksymalnie 24 godzin. W pakietach Standard i Premium naprawy szkód z nienależytego użytkowania realizujemy na koszt CITYSTAY.

Czy po oddaniu mieszkania mogę z niego korzystać?

Tak – pobyty właścicielskie pozostają nieograniczone i wymagają jedynie wcześniejszej rezerwacji zgodnej z dostępnością apartamentu. Jako właściciel pokrywasz wyłącznie koszt sprzątania po swoim pobycie.