Na czym polega zarządzanie najmem i kiedy warto z niego skorzystać?

Najważniejsze wnioski

1. Zarządzanie najmem to kompleksowa usługa, która zdejmuje z właściciela wszystkie obowiązki związane z wynajmem – od znalezienia Gościa po bieżące rozliczenia.
2. Dobra firma zarządzająca nie tylko oszczędza czas właściciela, ale aktywnie zwiększa rentowność nieruchomości dzięki profesjonalnym narzędziom i znajomości rynku.
3. Najem krótkoterminowy wymaga znacznie intensywniejszej obsługi niż długoterminowy – bez wsparcia agencji przy kilku nieruchomościach szybko zamienia się w drugi etat.
4. Zarządzanie najmem opłaca się nie tylko dużym inwestorom – każdy właściciel nieruchomości z ograniczonym czasem lub mieszkający z dala od swojego lokalu może z niego skorzystać.

Czym jest zarządzanie najmem?

Zarządzanie najmem to kompleksowa usługa polegająca na tym, że firma zarządzająca przejmuje od właściciela nieruchomości wszystkie obowiązki związane z wynajmem – od znalezienia Gości, przez bieżącą obsługę, aż po rozliczenia i reagowanie na usterki.

Właściciel mieszkania podpisuje umowę o zarządzanie z agencją i od tej chwili może – dosłownie – zapomnieć o codziennych obowiązkach. Czynsz wpływa regularnie na konto, stan mieszkania jest monitorowany, a wszelkie problemy rozwiązywane są bez jego udziału.

W zależności od wybranego modelu, zarządzanie najmem może dotyczyć zarówno najmu długoterminowego (lokator na kilka miesięcy, rok lub dłużej), jak i najmu krótkoterminowego (goście na doby, platformy takie jak Airbnb i Booking.com). W typowym długoterminowym najmie standard to rok+, natomiast w hybrydzie mamy 2-4 msc krótkoterminowy najem w sezonie i 8-10 msc długoterminowy poza sezonem.

Co wchodzi w zakres zarządzania najmem?

Zakres odpowiedzialności firmy zarządzającej może być różny – warto dokładnie sprawdzić, co obejmuje umowa o zarządzanie. W CITYSTAY stawiamy na pełną bezobsługowość, dlatego nasz zakres jest jednym z najszerszych na rynku.

Najem krótkoterminowy vs. długoterminowy – co zmienia firma zarządzająca?

W przypadku najmu długoterminowego firma zarządzająca zajmuje się przede wszystkim znalezieniem nowego lokatora, weryfikacją jego zdolności finansowej i referencji, podpisaniem umowy najmu, bieżącą obsługą przez cały okres trwania umowy oraz windykacją w razie opóźnień w płatnościach.

Najem krótkoterminowy to zupełnie inny rytm pracy. Goście zmieniają się kilka razy w miesiącu, co oznacza intensywną komunikację, sprzątanie po każdym pobycie, dynamiczne zarządzanie cenami i stałą obecność na portalach rezerwacyjnych. Przy kilku nieruchomościach bez profesjonalnego wsparcia taki model szybko staje się drugim etatem – a jeśli powierzysz go nieodpowiedniej firmie, zamiast spokoju zyskasz stały stres i konieczność mikrokontrolowania każdego kroku.

Porada od CITYSTAY: Najczęstszy błąd właścicieli przy najmie krótkoterminowym to stała cena za dobę przez cały rok – tymczasem ta sama noc w sierpniu w Sopocie może być warta dwa lub trzy razy więcej niż w listopadzie.  W CITYSTAY nasze apartamenty osiągają średnio 95% obłożenia w sezonie – to liczba, za którą stoimy. Właściciele często mają ustalone stałe stawki np. sezonowe, ale nie aktualizują ich na bieżąco w zależnosci od sytuacji na rynku. Nawet firmy większe potrafią takie błedy robić. My cały czas optymalizujemy ceny i dostosowujemy je do obecnej sytuacji, popytu i podaży, pogody, sezonowosci.  Ten sam apartament może się wynajać za 500 i za 1500 zł w sezonie. 

Jeśli masz mieszkanie w Gdańsku, Gdyni lub Sopocie i chcesz przestać zarządzać nim samodzielnie, sprawdź, jak działa profesjonalne zarządzanie najmem z CITYSTAY

Kiedy warto skorzystać z usług zarządzania najmem?

Zarządzanie najmem nie jest rozwiązaniem tylko dla dużych inwestorów. To usługa dla każdego właściciela nieruchomości, który spełnia chociaż jeden z poniższych warunków:

1. Masz ograniczony czas – praca, rodzina, własny biznes – życie nie kręci się wokół mieszkań na wynajem. Jeśli nie chcesz odbierać telefonów o awariach w środku nocy ani organizować sprzątania między rezerwacjami, zarządca zdejmie z Ciebie ten ciężar.
2. Mieszkasz w innym mieście lub za granicą – zarządzanie nieruchomością na odległość jest wyjątkowo trudne. Dobra firma zarządzająca pozwala właścicielowi czerpać zyski z wynajmu bez względu na to, gdzie przebywa – cały proces wdrożenia może przebiec zdalnie, łącznie z przekazaniem kluczy.
3. Chcesz zmaksymalizować rentowność – profesjonalne zarządzanie to nie tylko spokój – to też lepsze wyniki. Agencja z szeroką wiedzą o rynku najmu, dynamicznym zarządzaniem cenami i doświadczeniem w przygotowaniu mieszkania do najmu osiągnie wyższy przychód niż właściciel działający samodzielnie.
4. Boisz się ryzyka – szkody wyrządzone przez Gości, opóźnienia w płatnościach, pustostany poza sezonem – to realne zagrożenia, które dobra firma zarządzająca potrafi zminimalizować lub całkowicie wyeliminować. W CITYSTAY przejmujemy pełną odpowiedzialność finansową za szkody wyrządzone przez Gości będące skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania.
5. Masz więcej niż jedną nieruchomość – przy jednym mieszkaniu samodzielne zarządzanie jest wymagające, ale wykonalne. Przy dwóch lub trzech staje się praktycznie drugim etatem. Firma zarządzająca skaluje się razem z Twoim portfelem.

Ile kosztuje zarządzanie najmem?

Koszt usługi zależy od zakresu i modelu współpracy z agencją. Firmy zarządzające najczęściej pobierają prowizję od przychodów z wynajmu. W CITYSTAY prowizja zaczyna się od 16% przychodów z rezerwacji.

Ważne jest jednak, żeby patrzeć na realne koszty, a nie tylko na wysokość prowizji. Wiele agencji pobiera niską prowizję, ale dokłada opłaty za sesję fotograficzną, home staging, wymianę pościeli czy przygotowanie mieszkania. W CITYSTAY wszystkie te elementy wchodzą w koszt usługi – bez ukrytych opłat na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga żadnych dodatkowych zakupów ani homestagingu.

Przy ocenie rentowności warto też uwzględnić zaoszczędzony cenny czas. Właściciel zarządzający samodzielnie poświęca na obsługę nieruchomości średnio 28 godzin miesięcznie. Przy wyższej liczbie rezerwacji – znacznie więcej.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czym różni się zarządzanie najmem od zwykłej agencji nieruchomości? 

Agencja nieruchomości pomaga znaleźć Gościa i podpisać umowę – i na tym zazwyczaj kończy swoją rolę. Firma zarządzająca przejmuje opiekę nad mieszkaniem przez cały okres trwania najmu: obsługuje Gości, pilnuje płatności, reaguje na usterki i rozlicza właściciela z przychodów. 

Czy muszę podpisać długoterminową umowę o zarządzanie? 

To zależy od agencji – warunki współpracy są różne. W CITYSTAY stawiamy na elastyczność i transparentność, dlatego warunki umowy omawiamy indywidualnie z każdym właścicielem nieruchomości przed jej podpisaniem. Podstawowy model to czas nieokreślony z 3 miesięcznym okresem wypowiedzenia – elastyczność to podstawa. 

Jak przebiega obsługa Gości w procesie zameldowania? 

Goście meldują się samodzielnie dzięki systemowi kodów dostępu – bez potrzeby fizycznej obecności nikogo z naszego zespołu. System wysyła Gościom automatyczne przypomnienia i informacje o pobycie. W najmie długoterminowym weryfikacja lokatora obejmuje sprawdzenie zdolności finansowej.

Kto odpowiada za szkody wyrządzone przez Gości? 

W najmie krótkoterminowym to CITYSTAY przejmuje pełną odpowiedzialność finansową za szkody wyrządzone przez Gości będące skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania – pokrywamy koszty napraw z własnej kieszeni. To wyróżnik, którego nie oferuje większość firm zarządzających na rynku. 

Czy mogę korzystać z własnego mieszkania podczas współpracy z agencją? 

W modelu najmu krótkoterminowego – jak najbardziej. Właściciel może rezerwować terminy dla siebie bez ograniczeń, co jest jedną z największych zalet najmu krótkoterminowego w porównaniu z długoterminowym, gdzie nieruchomość jest blokowana na miesiące lub lata. 

Jak szybko agencja może uruchomić moje mieszkanie na wynajem? 

To zależy od zakresu przygotowania lokalu i wybranego modelu najmu. W CITYSTAY od podpisania umowy do pojawienia się oferty na portalach rezerwacyjnych mijają maksymalnie 7 dni roboczych – to czas na sesję fotograficzną, home staging i przygotowanie opisów. Zarabiasz praktycznie od razu.