Jak wybrać firmę do zarządzania najmem? 8 pytań przed podpisaniem umowy

Najważniejsze wnioski

• Firma zarządzająca musi wprost wskazać, kto pokrywa koszty napraw będących skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania przez Gości.
• Termin wypłaty czynszu powinien być zapisany datą – w CITYSTAY przychód trafia na konto do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
• Sama wysokość prowizji nie mówi nic o realnym koszcie obsługi, dopóki właściciel nie sprawdzi, co ta prowizja obejmuje.
• Okres wypowiedzenia i minimalny czas trwania umowy różnią się między pakietami, więc właściciel powinien zweryfikować ten zapis przed podpisaniem.
• Zła firma zarządzająca zamienia spokój właściciela w stały stres i konieczność mikrokontrolowania każdego działania.

Czym jest profesjonalna usługa zarządzanie najmem?

Profesjonalne zarządzanie najmem to usługa, w której firma przejmuje pełną obsługę nieruchomości przeznaczonej na wynajem i rozlicza się z właścicielem prowizją od przychodu z rezerwacji. Właściciel przekazuje klucze, a firma odpowiada za przygotowanie lokalu, rezerwacje, obsługę Gości, sprzątanie, naprawy i raporty.

Samodzielne zarządzanie jednym mieszkaniem pozostaje wykonalne. Przy kilku nieruchomościach staje się praktycznie drugim etatem – rezerwacje, telefony w nocy, sprzątanie między pobytami, awarie i rozliczenia.

Powierzenie apartamentów nieodpowiedniej firmie kończy się gorzej niż samodzielna obsługa. Właściciel traci spokój i zaczyna kontrolować każdy krok zarządcy. Dlatego weryfikacja firmy przed podpisaniem umowy ma realne znaczenie finansowe.

Pytanie 1: Kto pokrywa szkody wyrządzone przez Gości?

To pytanie rozstrzyga, kto płaci za naprawę uszkodzonego wyposażenia. Odpowiedź powinna wynikać wprost z umowy.

W pakietach Standard i Premium odpowiedzialność leży po stronie CITYSTAY. Właściciel nie ponosi żadnych kosztów napraw, które są skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania przez Gości. Naprawy pokrywamy z własnych środków.

Wykupujemy również polisę ubezpieczeniową na wypadek nieprzewidzianych zdarzeń, na pełną wartość odtworzeniową. W pakiecie Podstawowym odpowiedzialność pozostaje po stronie właściciela – ten wariant kosztuje mniej, ponieważ ryzyko zostaje przy inwestorze.

Firma, która odsyła właściciela do kaucji Gościa, realnie oferuje ochronę rzędu kilkuset złotych.

Pytanie 2: Do którego dnia trafia wypłata czynszu?

Umowa musi zawierać konkretną datę przelewu. Sformułowanie „niezwłocznie po rozliczeniu miesiąca” pozostawia firmie swobodę, której właściciel nie kontroluje.

W CITYSTAY wypłata trafia na konto właściciela do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Miesięczny raport finansowy z rozliczeniem przychodów i wydatków otrzymujesz do 10. dnia następnego miesiąca.

Właściciel widzi, ile obrotu wygenerował apartament, ile pobiera Urząd Skarbowy, ile portal rezerwacyjny, ile firma za obsługę i jaka kwota trafia na jego konto.

Pytanie 3: Co dokładnie wchodzi w prowizję i ile kosztuje zarządzanie najmem?

Prowizja w CITYSTAY zaczyna się od 16% przychodów z rezerwacji. Sama liczba nic jednak nie mówi, dopóki właściciel nie sprawdzi jej zakresu.

W pakiecie Standard prowizja obejmuje sesję zdjęciową apartamentu, dodanie ogłoszenia na portale oraz zakup i montaż skrzynki depozytowej. Pościel i ręczniki udostępniamy bez dopłat – dla właściciela to wydatek rzędu kilku tysięcy złotych co kilka lat.

Właściciel nic nie płaci na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu. Pakiet Podstawowy z prowizją 16% obejmuje opłatę wstępną 2 000 PLN za wdrożenie apartamentu.

Niska prowizja z rozbitymi opłatami dodatkowymi bywa droższa od wyższej prowizji z pełnym zakresem. Realny koszt obsługi najmu mieszkań liczy się jako suma wszystkich pozycji.

Pytanie 4: Jaki jest okres wypowiedzenia?

Ten zapis decyduje, jak szybko właściciel może zakończyć współpracę, gdy wyniki go nie zadowalają.

Pakiet Standard działa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia i bez minimalnego czasu trwania umowy. Pakiet Podstawowy wymaga umowy rocznej. Pakiet Premium – minimum 24 miesięcy, ponieważ obejmuje opłacanie rachunków i reprezentowanie właściciela wobec administracji.

Długość umowy wynika z modelu pracy firmy. Nie podejmujemy się zleceń z doskoku i poważnie podchodzimy do obsługi apartamentu.

Pytanie 5: Czy dostanę panel z danymi w czasie rzeczywistym?

Brak panelu oznacza, że właściciel dowiaduje się o wynikach swojej nieruchomości wtedy, gdy firma zechce mu je pokazać.

Panel właścicielski w CITYSTAY działa przez całą dobę. Właściciel sprawdza w nim obłożenie apartamentu, status każdej rezerwacji i harmonogram wypłat, bez pytania firmy o zestawienie.

Przejrzystość rozliczeń stanowi warunek współpracy. Brak jasnych danych o przychodach sygnalizuje, że firma ma coś do ukrycia.

Pytanie 6: Czy mogę korzystać z własnego apartamentu?

Część firm limituje pobyty właścicielskie albo blokuje terminy w sezonie. Ten zapis warto sprawdzić przed podpisaniem umowy.

W CITYSTAY pobyty właścicielskie pozostają nieograniczone. Właściciel rezerwuje dowolną liczbę dni w roku, zgodnie z dostępnością lokalu. Pokrywa jedynie koszt sprzątania po swoim pobycie.

Najem długoterminowy takiej swobody nie daje. Przy umowie najmu na rok najemca ma wyłączne prawo do lokalu przez cały okres jej trwania.

Pytanie 7: Czyj jest profil na Booking.com po zakończeniu współpracy?

Profil na portalu gromadzi historię ocen i pozycję w wyszukiwarce. Ta wartość zostaje przy firmie albo wraca do właściciela.

W pakietach Standard i Premium profil na Booking.com przechodzi na własność właściciela po zakończeniu współpracy. Razem z profilem zostaje przy nieruchomości historia ocen wypracowana przez lata.

Pytanie 8: Jak szybko mieszkanie zacznie zarabiać?

Czas wdrożenia przekłada się wprost na utracone rezerwacje. Firma powinna podać konkretny termin.

Twój apartament trafia na portale w maksymalnie 7 dni roboczych od momentu przekazania.

W tym czasie oceniamy potencjał lokalu – lokalizację, standard wykończenia, metraż i liczbę pokoi – realizujemy sesję zdjęciową, tworzymy opis oferty i publikujemy ogłoszenie na Airbnb oraz Booking.com.

Sygnały ostrzegawcze przy weryfikacji firmy pod wynajem nieruchomości

Poniżej zestawienie odpowiedzi, które powinny zaniepokoić właściciela, wraz z odpowiedziami rzetelnej firmy.

Porada specjalisty CITYSTAY

„Właściciele porównują firmy po prowizji i to prowadzi ich na manowce. Prowizja 12% z osobną opłatą za sesję, pościel, publikację i sprzątanie potrafi kosztować więcej niż nasze 19% z pełnym zakresem. Radzę zrobić prostą rzecz: poprosić każdą firmę o wypisanie wszystkich opłat na jednej kartce i dopiero wtedy porównać. Drugi test jest jeszcze prostszy. Zapytaj wprost, kto płaci, gdy Gość zniszczy telewizor. Jeśli odpowiedź brzmi »pokryjemy to z kaucji«, wiesz już wszystko o poziomie ochrony. My naprawiamy takie szkody na koszt CITYSTAY i właściciel nie widzi tej faktury. Trzecia rzecz: sprawdź, ile umów firma ma z polecenia. U nas to 70%, bo inwestorzy zostają i przyprowadzają kolejnych.”

Dlaczego wybór firmy ma znaczenie

Firma zarządzająca odpowiada za przychód z Twojej nieruchomości oraz za jej stan techniczny. Obie te rzeczy trudno odbudować po nieudanej współpracy.

Od 10 lat zarządzamy apartamentami w Trójmieście. Nasze mieszkania na wynajem osiągają średnio 95% obłożenia w sezonie przy ocenie 4,73/5 na Airbnb. Standardy wyposażenia sprawdziliśmy w ponad 150 zarządzanych apartamentach.

Właścicielowi przydzielamy indywidualnego Opiekuna Apartamentu, który odpowiada na pytania telefonicznie oraz mailowo. Nasz zespół obsługuje 95% zapytań do 30 minut, a technik pojawia się w lokalu w ciągu maksymalnie 24 godzin od zgłoszenia.

Współpraca zaczyna się od bezpłatnej 30-minutowej konsultacji. Na jej podstawie przygotowujemy analizę rentowności z prognozowanym obłożeniem i przychodem. Specjalizujemy się w najmie krótkoterminowym, a jeśli analiza wskazuje, że najem hybrydowy przyniesie właścicielowi więcej, rekomendujemy go wprost.

Sprawdź, jak wygląda zarządzanie najmem z CITYSTAY i jakie warunki proponujemy właścicielom apartamentów w Trójmieście.

FAQ – wybór firmy do zarządzania najmem

Po czym poznać rzetelną firmę do zarządzania najmem mieszkań?

Rzetelna firma odpowiada konkretem na pytanie o odpowiedzialność za szkody, datę wypłaty i zakres prowizji. Podaje też okres wypowiedzenia i daje właścicielowi panel z danymi o obłożeniu.

Czy niższa prowizja oznacza tańszą obsługę?

Nie – prowizja 12% z osobnymi opłatami za sesję zdjęciową, pościel i publikację ogłoszeń bywa droższa od wyższej prowizji z pełnym zakresem. Realny koszt liczy się jako suma prowizji i wszystkich pozycji dodatkowych.

Ile wynosi prowizja za zarządzanie najmem w CITYSTAY?

Prowizja zaczyna się od 16% przychodów z rezerwacji i zależy od wybranego pakietu. Właściciel nic nie płaci na start, jeśli mieszkanie jest w 100% gotowe i nie wymaga dodatkowych zakupów ani homestagingu.

Kto odpowiada za szkody wyrządzone przez Gości?

W pakietach Standard i Premium koszty napraw będących skutkiem nienależytego użytkowania mieszkania pokrywa CITYSTAY z własnych środków. W pakiecie Podstawowym odpowiedzialność pozostaje po stronie właściciela.

Kiedy właściciel otrzymuje czynsz na konto?

Wypłata trafia na konto do 15. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Raport finansowy z rozliczeniem otrzymujesz do 10. dnia następnego miesiąca.

Czy mogę wypowiedzieć umowę, jeśli wyniki mnie nie zadowolą?

W pakiecie Standard umowa działa na czas nieokreślony z trzymiesięcznym okresem wypowiedzenia i bez minimalnego czasu trwania. Pakiet Podstawowy wymaga umowy rocznej, a Premium – minimum 24 miesięcy.

Czy firma zarządzająca ograniczy mi dostęp do własnego mieszkania?

W CITYSTAY pobyty właścicielskie pozostają nieograniczone i wymagają jedynie wcześniejszej rezerwacji zgodnej z dostępnością apartamentu. Właściciel pokrywa wyłącznie koszt sprzątania po swoim pobycie.

Jak szybko apartament zacznie przyjmować rezerwacje?

Lokal trafia na portale rezerwacyjne w maksymalnie 7 dni roboczych od momentu przekazania. Przy opóźnieniu choćby o godzinę gwarantujemy zniżkę na pierwszy miesiąc współpracy.